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Política de tratamiento de datos personales de A4H

Versión 1.0 · vigente desde el 26 de octubre de 2026

1. Responsable del tratamiento

Esta política cumple la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), incluida la Circular Externa 002 de 2024 sobre inteligencia artificial.

2. Alcance

Aplica a los datos personales que Arttic recoge y usa a través de A4H: el sitio a4h.io, la lista de espera, la plataforma app.a4h.io, sus agentes de inteligencia artificial, el correo de soporte y los canales que los clientes conecten. Aplica a las personas de Arttic, a sus contratistas y a los proveedores que tratan datos por encargo de Arttic.

3. Definiciones

Se usan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013: autorización, base de datos, dato personal, dato público, dato semiprivado, dato privado, dato sensible, encargado, responsable, titular, tratamiento, transferencia y transmisión. Además:

• Cliente: persona o empresa que crea una cuenta en A4H.
• Usuario: persona que entra a A4H con una cuenta, propia o de la empresa que la invitó.
• Agente: programa de inteligencia artificial de A4H que hace una tarea del catálogo (por ejemplo, marketing o atención), siempre identificado como tal.

4. Principios

Arttic aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (artículo 4 de la Ley 1581 de 2012), y el de responsabilidad demostrada: puede probar con registros cómo cumple esta política. En el uso de inteligencia artificial aplica también los criterios de idoneidad, necesidad, razonabilidad y proporcionalidad.

5. Datos que tratamos y para qué

Arttic no vende ni compra datos personales y no los usa para fines distintos de los informados. Arttic no usa los datos de los clientes ni los de sus contactos para entrenar modelos propios, y solo envía datos personales a proveedores de inteligencia artificial cuyas condiciones prohíban usarlos para entrenar o mejorar modelos, salvo autorización previa y expresa del titular o del cliente responsable.

6. Datos sensibles y de menores

• A4H no pide datos sensibles. Si alguien los entrega, no está obligado a hacerlo; se tratan con medidas reforzadas o se eliminan si no son necesarios.
• A4H está dirigida a personas mayores de edad y no trata datos de niños, niñas o adolescentes en su operación propia.
• Cuando un cliente trate datos de sus propios clientes en A4H, no debe subir datos sensibles ni de niños, niñas o adolescentes, salvo que tenga una base legal o una autorización válida, cumpla los requisitos de la Ley 1581 de 2012 y configure el servicio para esa finalidad. Arttic puede bloquear, eliminar o pedir que se retiren esos datos si no son necesarios para el servicio o si incumplen los términos.

7. Autorización

• Arttic pide la autorización del titular antes de guardar sus datos, por un medio que deja prueba: una casilla en un formulario, la aceptación al crear la cuenta o un mensaje.
• No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, por ejemplo, para datos públicos o por orden de una autoridad.
• Arttic conserva la prueba de cada autorización (fecha, canal, versión del texto y respuesta) mientras dure el tratamiento y cinco años más.

8. Inteligencia artificial

1. Transparencia: los agentes de A4H se identifican como inteligencia artificial. Quien conversa con un agente de atención puede pedir hablar con una persona.
2. Supervisión: el cliente aprueba cada pieza antes de usarla, y A4H no toma decisiones con efectos jurídicos sobre una persona basadas solo en un tratamiento automatizado.
3. Minimización: los agentes reciben solo los datos necesarios para la tarea. Las contraseñas, las credenciales y los datos de tarjetas nunca se envían a un modelo de inteligencia artificial.
4. Proveedores: Arttic usa proveedores de inteligencia artificial bajo condiciones contractuales o empresariales que prohíben usar las entradas y salidas de A4H para entrenar o mejorar modelos, salvo autorización previa y expresa cuando la ley lo permita. Si una función de imagen o video no ofrece esa garantía para datos personales, Arttic no envía datos personales a esa función o pide la autorización correspondiente.
5. Revisión de entradas: los mensajes y archivos que se suben a A4H se revisan de forma automática para detectar software malicioso y manipulación de los agentes.
6. Medidas automáticas de seguridad: A4H puede bloquear mensajes o archivos y pausar temporalmente funciones cuando detecta inyección de instrucciones, software malicioso o usos fuera del servicio. Estas medidas se registran con su razón, el usuario las puede consultar en la ayuda y puede pedir una revisión a [email protected].

9. Comunicaciones comerciales

• Arttic envía información comercial de A4H solo a quien lo autorizó por separado, nunca como condición para usar el servicio.
• Arttic usa solo el canal que el titular autorizó. Si autorizó varios, no lo contacta por varios canales en la misma semana para la misma finalidad ni más de una vez el mismo día, salvo que el titular lo pida o la ley lo permita.
• Los mensajes comerciales se envían de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca los domingos ni los festivos (Ley 2300 de 2023).
• Cada mensaje dice cómo dejar de recibirlos. La baja se aplica a más tardar en 2 días hábiles.
• Los avisos necesarios del servicio (seguridad, pagos, cambios de los términos) no son comunicaciones comerciales y se envían a los usuarios que deban recibirlos.

10. Cuando Arttic es encargado

Cuando un cliente usa A4H para atender a sus propios clientes o para gestionar sus contactos, el cliente es el responsable de esos datos y Arttic el encargado. Arttic:

• trata los datos solo según las instrucciones del cliente y para prestarle el servicio;
• los protege con las medidas de la sección 13 y los mantiene confidenciales;
• informa al cliente sin demora sobre cualquier incidente de seguridad que los afecte;
• apoya al cliente para responder las consultas y los reclamos de los titulares; si un titular escribe a Arttic, se le remite al cliente;
• los borra cuando termina el servicio, en los plazos de los términos y condiciones, salvo deber legal.

11. Transmisiones y transferencias

Arttic usa proveedores para operar A4H. Cuando esos proveedores tratan datos por cuenta de Arttic o de un cliente, son encargados o subencargados y la entrega de datos es una transmisión, nacional o internacional (artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015). Estas transmisiones se hacen con contratos que limitan el uso de los datos a la prestación del servicio y exigen confidencialidad, seguridad, apoyo en incidentes y en las solicitudes de los titulares, y supresión o devolución al terminar. Si un proveedor actúa como responsable independiente o hay una transferencia a otro responsable, Arttic pide la autorización del titular o aplica una excepción legal (artículo 26 de la Ley 1581 de 2012).

Arttic no transfiere datos a otros responsables para sus propios fines sin autorización del titular, salvo las excepciones de la ley.

12. Conservación

Vencido el plazo, los datos se suprimen o se anonimizan, salvo deber legal de conservarlos.

13. Seguridad

Arttic aplica medidas técnicas, humanas y administrativas acordes con la norma ISO/IEC 27001: acceso por rol y con segundo factor, cifrado en tránsito y en reposo, credenciales cifradas, registros de actividad, respaldos, separación de la información de cada cuenta, revisión automática de archivos, acuerdos de confidencialidad y un procedimiento de gestión de incidentes. Los incidentes que afecten datos personales se informan a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares cuando la ley lo exige.

14. Derechos de los titulares

El titular puede: (a) conocer, actualizar y rectificar sus datos; (b) pedir prueba de la autorización; (c) saber cómo se usan sus datos; (d) presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite ante Arttic; (e) revocar la autorización o pedir la supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservar los datos; (f) acceder gratis a sus datos.

15. Cómo hacer consultas y reclamos

Arttic verifica la identidad del titular o de quien lo represente antes de responder. Mientras se tramita un reclamo, el dato se marca como «reclamo en trámite».

16. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 26 de octubre de 2026. Los cambios importantes se publican en a4h.io y se informan por correo a los usuarios antes de aplicarse; si cambian las finalidades, se pide una nueva autorización.

¿Dudas sobre este documento? Escríbenos a [email protected].